بخش مدارک پزشکی بیمارستان ها از چهار واحد تشکیل شده و زیر نظر مستقیم رئیس یا مدیر بیمارستان فعالیت می کنند.
1- واحد پذیرش بیماران
- پذیرش بیماران بستری
- پذیرش بیماران سرپائی
2- واحد بایگانی مدارک پزشکی
3- واحد آمار بیمارستانی
4- واحد کد گذاری بیماریها
شرح وظایف مسئول واحد مدارک پزشکی :
1-برنامه ریزی برای برقراری سیستم استاندارد درواحد های تابعه مدارک پزشکی
2-تقسیم کار بین پرسنل تحت سرپرستی ونظارت برنحوه صحیح عملکرد ایشان
3-برقراری ارتباط منظم با پزشکان ،روسای بخشها وسوپروایزران
4- ایجاد انگیزه درپرسنل به منظور بالا بردن کیفیت کارها
5- کنترل پاسخگویی به مکاتبات اداری وپاراف نامه ها
6- برنامه ریزی برای ایجاد بایگانی استاندارد جهت پاسخگویی سریع به ارباب رجوع
7- ارائه گزارشهای منظم ازفعالیت واحد های تابعه مدارک پزشکی به ریاست بیمارستان
8- تشکیل ماهیانه کمیته مدارک پزشکی وحضور درجلسات و کمیته ها ی بیمارستانی
9- سعی در بکارگیری واستفاده از تکنولوژیهای جدید دربخش مدارک پزشکی
10-ارزیابی مستمر عملکرد بخش و پیگیری جهت رفع نقایص واحدهای تابعه
11- تعیین شرح وظایف وحدود اختیارات منشی بخشها ونظارت بر عملکرد آنها
12- آموزش پرسنل تحت سرپرستی وانجام نیاز سنجی آموزشی با توجه به دستورالعمل های مربوطه
13- انجام سایرامور محوله که ازسوی ریاست بیمارستان ابلاغ می شود
شرح وظایف متصدی پذیرش :
1- کسب دستور وبرنامه کاراز سرپرست مربوطه
2- رعایت ضوابط تدوین شده جهت تکریم ارباب رجوع وجلوگیری از اتلاف وقت مراجعین
3- تماس با بخشها جهت تخصیص تخت به بیماران بستری وهماهنگی با سوپروایزر بالینی بیمارستان
4- اطلاع رسانی مرخصی وجابجایی پزشکان به مراجعین ،کارکنان واحد پذیرش وسایر واحد های مربوطه
5- اخذ رضایت آگاهانه جهت درمان واعمال جراحی از بیماران با درنظر گرفتن جنبه های قانونی
6- رعایت کلیه موارد خواسته شده از سوی سازمانهای بیمه گر طرف قرارداد
7- راهنمایی وارجاع صحیح بیماران کلینیک جهت تکریم ارباب رجوع وجلوگیری از سرگردانی مراجعین
8 - ثبت نوبت بستری در سیستم رایانه ای وتوجیه بیماران برای تهیه مدارک لازم
9- کنترل رعایت استانداردهای برگه دستور بستری وهماهنگی با پزشکان وتهیه گزارش به مسئول مربوطه
10- هماهنگی امور جاری با واحد ترخیص ،درآمد ،بیمه گری جهت راهنمایی مراجعین
11-ارائه گزارش عملکردکتبی ماهیانه به مسئول مدارک پزشکی
12- درخواست کالا و برآورد مایحتاج ماهیانه
13- انجام کلیه امور محوله از سوی سرپرست مربوطه
شرح وظایف مسئول بایگانی:
1- دریافت پرونده کامل از واحد ترخیص
2- تنظیم اوراق پرونده بر اساس استاندارد وحذف اوراق اضافی از پرونده و جایگذاری برگه پاتولوژی و گواهی فوت در پرونده ها
3-الصاق پوشه برای هر پرونده وثبت شماره پرونده
4- بایگانی صحیح پرونده در قفسه ها به روش میدل دیجیت
5- تلاش جهت رعایت اصول محرمانگی با رعایت اصول واگذاری پرونده بیماران
6- بازیابی وتحویل پرونده به درخواست کننده گان طبق قوانین ودستورالعمل بیمارستان
7- پیگیری جهت بازگشت پرونده هایی که تحویل بایگانی نشده اند
8- قبل از ارائه کپی پرونده ، احراز صلاحیت فرد متقاضی و اخذ درخواست کتبی از درخواست کننده کپی پرونده
9- شمارش اوراق پرونده قبل از ارسال پرونده به خارج از فضای بایگانی مدارک پزشکی وکنترل آن در زمان تحویل
10- حصول اطمینان از سالم بودن سیستم اعلام حریق،کپسول های آتش نشانی وسیستم برق بایگانی
11- پاسخگویی به کلیه مکاتبات ونامه های مراجع قانونی وذیصلاح با هماهنگی مسئول مافوق
12- مشخص نمودن پرونده هایی که زمان امحا آنها فرا رسیده (مطابق دستورالعمل بخشنامه ها)
13- کنترل نهایی پرونده قبل از فایل ورفع نقایص آنها
14- رعایت بهداشت وتنظیم برنامه غبارروبی از روی پرونده ها با مسئول خدمات
15- استفاده از کارت راهنمای بایگانی ،کارت جایگزین .کارت خروجی
16-نظارت وکنترل بر ورود وخروج تعداد پرونده ها(پرونده های بلاتکلیف ،کنسلی ،فراری و....)
17- پیگیری وکنترل تعداد پرونده های تشکیل شده با تعداد پرونده های تحویلی از واحد ترخیص
18- انجام کلیه امور محوله طبق دستور مافوق در حیطه شرح وظایف شغلی
شرح وظایف واحد آمار:
1- جمع آوری آمارهای کلینیک ، پاراکلینیک وبخش های بستری بصورت ماهیانه وارائه آن به مدیریت وریاست بیمارستان
2-ارسال گزارش از آمار جمع آوری شده به معاونت درمان ،دانشگاه ،معاونت بهداشتی
3- دارابودن یک سیستم بایگانی صحیح از سوابق آماری به صورت روزانه-ماهانه وسالانه برحسب موضوعات خاص به نحوی که اطلاعات مورد نیاز در اسرع وقت مورد دسترسی قرارگیرد
4- رسم جداول ونمودارهای گوناگون آماری بااستفاده از اطلاعات بدست آمده
5- جمع آوری آمار عملکرد کلیه واحدها جهت ارائه وارزیابی ،به مدیریت محترم بیمارستان
6-تهیه آمار کلینیکی وپاراکلینیکی وبستری ماهانه ،سه ماهه،شش ماهه وسالانه
7 - تهیه آمارکلینیکی ، پاراکلینیکی وبستری بصورت مقایسه ای درمقاطع زمانی مورد درخواست
8- تهیه شاخص های آماری ازقبیل درصد اشغال تخت-تخت روز –میانگین اشغال تخت و...به تفکیک بخشهاوکل بیمارستان (ماهانه-سالانه)
9- ارائه گزارشات آماری حاصل از تحلیل نتایج بدست آمده از اطلاعات
10- جمع آوری و تکمیل فرم ماهیانه آمار شامل عملکرد بخشها وبیماران بستری وسرپایی ارسال آن به واحد آمار ومدارک پزشکی معاونت درمان دانشگاه
11– تکمیل نرم افزارهای آماری فرابرو آواب به صورت ماهیانه
12 – شرکت در دوره های آموزشی شغلی و عمومی به منظور افزایش مهارتهای شغلی
13-انجام سایر امور محوله که درحیطه شرح وظایف واحد مدارک پزشکی می باشدواز سوی مسئول مربوطه ابلاغ می شود
شرح وظایف مسئول کد گذاری بیماریها:
1 - مطالعه دقیق پرونده بیماران ،بخصوص اوراق پذیرش،خلاصه پرونده وشرح حال وعمل جراحی،جهت کددهی اصولی
2 - استفاده از کتب کد ICD جهت کد گذاری بیماریها وکدگذاری اقدامات جراحی و علل خارجی
3- قید کلیه کدهای لازمه یک پرونده که شامل کد بیماری –اقدامات –علل خارجی –مورفولوژی –علل مرگ ومیروغیره می شود
4- کدگذاردرصورت نیاز به کتابهای کمکی مانند:اختصارات ،دیکشنری ،اصطلاحات وکتب کلیات پزشکی ،بایدکد صحیح را استخراج نماید
5- کدگذار،کد داده شده ازقسمت الفبایی رابا قسمت شماره ای باید چک نماید
6- کدگذار موظف است باتوجه به نیاز های آماری ،تحقیقی وپژوهشی ،درارائه آمار همکاری لازم رابنماید
7- کدگذار به طور متوسط روزانه 30پرونده رامی تواند کد دهی نماید
8- درزمان مطالعه پرونده بالینی ،کدگذار درصورت مشاهده اشکالات کمی وکیفی ازسوی مستند سازان ،باید مورد را کتبا"به مسئول مافوق اطلاع دهد
9 - تسلط کامل به کار با کامپیوتر وبرنامه کدگذاری رایاوران
10- پاسخگویی به نامه هایی که از روی تشخیص بیماری (کد بیماری ) باید رسیدگی شود
11– همکارای با پزشکان و دانشجویان جهت انجام کارهای تحقیقاتی
12– شرکت در دوره های آموزشی شغلی
13- انجام سایر امور محوله که توسط مسئول مافوق و درحیطه شرح وظایف دپارتمان مدارک پزشکی می باشد